Er zijn momenten dat de noodzaak om te veranderen in één keer duidelijk wordt. Zo was dat bij het CBG. Dit Centrum voor familiegeschiedenis bewaart een schat aan informatie. Om dat veilig te archiveren en toegankelijk te maken voor publiek, en om als team flexibel te kunnen werken, waren moderne werkplekken noodzakelijk.
CBG | De Moderne Werkplek
CBG merkt positieve effecten van digitale transformatie
‘Ook voor de essentiële dienstverlening van het CBG: het digitaliseren van bijna 6 miljoen kartonnen persoonskaarten, van karton naar data’, vertelt projectleider Jan Thielen van het CBG. Wij mochten als vaste partner helpen bij deze toekomstbestendige omslag.
Het CBG Centrum voor familiegeschiedenis is opgericht om het stamboomonderzoek in Nederland en de daarmee verbonden wetenschappen te bevorderen. Het beheert een bibliotheek en verschillende verzamelingen, die het beschikbaar stelt voor (wetenschappelijk) onderzoek. In 2020 kwamen er verschillende gebeurtenissen samen. Het oude Citrix-platform voldeed niet meer, het ICT-landschap was versnipperd, corona deed zijn intrede en de afdeling verhuisde (intern). Dit alles vroeg veel van het verandervermogen van de CBG-medewerkers. Een omslag was nodig. Voor het moderniseren van de werkplekken, het stroomlijnen van de ICT en het tijdelijk waarnemen van het ICT-werkplekbeheer vroeg het CBG ons als partner.
Slagvaardig met moderne werkplek
Begin 2021 ontmantelden we het Citrix-platform en richtten we moderne werkplekken in met Microsoft Office 365. We trainden en begeleidden de CBG-collega’s, zodat ze direct alle mogelijkheden optimaal konden benutten. Microsoft Teams kreeg een centrale rol als samenwerkingsplatform voor de medewerkers, die vanwege corona op afstand werkten. ‘Daardoor waren we nu op alle fronten verbonden; dat gaf onze slagvaardigheid echt een boost.’ vertelt Jan Thielen. ‘Samen hebben we de ICT per werkplek in kaart gebracht en ‘ontrafeld’ tot een overzichtelijk geheel. Het was ideaal dat er in deze periode iedere week iemand van Venéco op de afdeling was voor operationele ondersteuning.’
Van karton naar online data
Het CBG beheert het ‘Centraal Archief van Overledenen’ met persoonskaarten (1939-1994) en persoonslijsten (1994-heden); bij elkaar alle overledenen van 1939 tot heden. Dankzij een bijdrage van het Ministerie van Binnenlandse Zaken kon een oude wens van het CBG in vervulling gaan: het digitaliseren van zo’n 6 miljoen ‘Persoonskaarten overledenen 1939-1994’. De informatie op deze kaarten is alleen via aanvraag beschikbaar. Jaarlijks komen er zo’n 50.000 aanvragen binnen. Tot nu toe dook een groep CBG-medewerkers voor iedere aanvraag het archief in. Maar door de digitalisering ontstaan er innovatieve mogelijkheden om deze dienstverlening efficiënter te maken. Ook hierbij vroeg het CBG onze hulp.
Positief effect op alles
Omdat de persoonskaarten een essentieel onderdeel zijn van het (voort)bestaan van het CBG, moeten ze zo veilig mogelijk in de cloud gearchiveerd worden. Een gespecialiseerd bedrijf scant de persoonskaarten, daarna verzorgen wij de rest. Met de cloudoplossingen van Microsoft Azure hebben wij een duurzame opslag geregeld, die bovendien gespiegeld staat, als back-up. ‘Dankzij deze digitaliseringsslag wordt ons werk zovéél efficiënter,’ zegt Jan Thielen tot besluit. ‘Dat heeft een positief effect op alles, op onze samenwerking en productiviteit, en daardoor ook op ons werkplezier.’ Het einde van de mogelijkheden is nog niet in zicht. Nu is de opslag van alle masterbestanden in Microsoft Azure nog bedoeld als archief. Maar op termijn kunnen alle CBG-collega’s – als dat wenselijk is – er vanaf hun moderne werkplek eenvoudig, veilig en snel bij.
