Adoptie is een cruciaal onderdeel om de technische implementatie van Microsoft 365 succesvol te maken. Door werknemers te leren efficiënt met de software te werken, haalt een organisatie maximaal rendement uit haar investering.
22 augustus 2023 | BLOG
Adoptietraject is geheim ingrediënt van een succesvolle software-implementatie
Het maximale uit jouw organisatie
én jouw medewerkers halenWaar nieuwe software vroeger geïnstalleerd werd en gebruikers er zelf hun weg maar in moesten vinden, is adoptie tegenwoordig een essentieel onderdeel van een succesvolle implementatie. “Microsoft 365 is een omvangrijk pakket waar enorm veel mee mogelijk is”, vertelt Robert Panhuyzen, adoptie & change-consultant bij Venéco. “Als organisatie wil je het maximale uit je investering halen, dus dan is het verstandig om gebruikers mee te nemen in hoe zij de tool efficiënt kunnen inzetten voor hun werk.”
Gebruiker staat centraal
Bij de implementatie van Microsoft 365 werken een technisch consultant en een adoptie & change-consultant zij-aan-zij, vertelt Robert. “We stellen de gebruiker centraal, want uiteindelijk is de software een middel om de medewerker te ondersteunen bij zijn of haar werk.” De focus op meerwaarde voor de gebruiker wordt vervolgens vertaalt in de technische implementatie.
Gebruikersgemak is de eerste stap op weg naar succesvolle adoptie. Robert trekt graag de vergelijking met het kopen van een auto: “Je weet dat je erin kunt rijden en dat de auto je van A naar B brengt. Maar wanneer niemand je laat zien hoe de cruise control werkt of welke extra handigheidjes erin zitten om je reis te vergemakkelijken, zul je nooit optimaal profiteren van je nieuwe auto.”
Efficiëntere processen schelen tijd en geld
Wanneer werknemers de mogelijkheden van Microsoft 365 leren kennen en ze leren toepassen in hun werkprocessen, worden ze productiever en efficiënter, wat resulteert in meer werkplezier. “Bovendien biedt Microsoft 365 veel mogelijkheden om constructief samen te werken. Daardoor kun je meer gedaan krijgen in dezelfde tijd. Processen worden meer gestructureerd en er is meer overzicht op wat er op een afdeling gebeurt”, zegt Robert. Hij geeft het voorbeeld van een bedrijf dat grondboringen doet en met Microsoft 365 processen heeft gestroomlijnd.
“Bij grondboringen komt het wel eens voor dat er een ondergrondse kabel wordt geraakt. Dat moet worden gemeld. Voorheen gebeurde dat met pen en papier en kwam er eens in de week iemand naar kantoor die alle meldingen in een systeem zette. Inmiddels werken ze met een digitaal formulier dat ze op hun smartphone in Microsoft 365 kunnen oproepen en invullen. Ze kunnen er foto’s bij plaatsen en op het moment dat ze het opslaan, staat het al in het systeem en kan het de juiste workflow in.” Efficiëntie in dit soort processen kan een organisatie fors tijd en dus geld besparen.
Verandering omarmen
Toch is een adoptietraject niet altijd vanzelfsprekend, ziet Robert. “We horen vaak dat mensen al weten hoe Teams werkt, maar regelmatig blijkt dat ze de tool dan alleen voor videobellen gebruiken. Maar we komen ook organisaties tegen die Microsoft 365 al wél intensiever gebruiken, maar ook daar kunnen we vrijwel altijd nog nieuwe dingen vertellen. Je bent immers nooit uitgeleerd.”
Verandering wordt niet altijd overal in een organisatie met open armen ontvangen. Dat is menselijk, zegt Robert. “Wanneer iemand al jaren gewend is om op een bepaalde manier te werken, is het niet altijd eenvoudig om een nieuwe werkwijze op te leggen.” Daarvoor is extra geduld nodig, maar vooral ook de koppeling naar de taken en werkzaamheden van die persoon. “Vaak zien ze echt de voordelen wel, maar is de verandering gewoon te overweldigend. Met wat extra één-op-één aandacht en uitleg, krijg je ook de meest verstokte gebruikers mee in je adoptietraject.” Zo kan een organisatie een vernieuwde, efficiënte en productieve manier van werken omarmen waarin de nieuwe tool maximaal rendement oplevert en de investering zich terug kan verdienen.
Wil je hulp bij het maximaliseren van het rendement van Microsoft 365 in jouw organisatie?
Maak dan vrijblijvend een afspraak met een van onze adoptie & change-consultants.
